1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de gegevens die wij nodig hebben om de overeenkomst uit te voeren, om met u contact te onderhouden en over uw professionele belangstelling. Dat zijn steeds gegevens die u zelf heeft opgegeven. MLCF verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens tenzij dat een enkel mailtje zou zijn dat u een vergadering of iets dergelijks wegens ziekte niet kunt bijwonen. Mails over bijzondere persoonlijke omstandigheden (of dat nu formeel bijzondere persoonsgegevens betreffen of niet) worden verwijderd of als ‘privé’ aangemerkt zodat zij binnen MLCF uitsluitend voor ontvanger zichtbaar zijn.

 

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

MLCF verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens van:

1. (potentiële) klanten (en hun medewerkers);
2. leveranciers (en hun medewerkers);
3. deelnemers aan kennisbijeenkomsten (studiedagen en webinars);
4. een brede groep van relaties;
5. sollicitanten voor een vacature of stageplaats;
6. de wederpartij van onze klanten bij een klacht of procedure.

 

3. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Bij klanten (en hun wederpartijen), leveranciers, deelnemers aan kennisdagen en sollicitanten verwerken wij deze gegevens om aan de overeenkomst uitvoering te geven of omdat het noodzakelijk is voor de voorbereiding daarvan (art. 6.1b AVG).

Van de brede groep van relaties verwerken wij persoonsgegevens om contact met elkaar te kunnen onderhouden, de grondslag daarvoor is een aanmerkelijk belang van MLCF (art. 6.1f AVG).  Ons belang is om af en toe contact te kunnen onderhouden zoals dat tussen collegae, vrienden of geïnteresseerden rond hetzelfde onderwerp gebruikelijk is. Gelet op de beperkte gegevensset die MLCF verwerkt, is niet in te zien hoe de fundamentele rechten van u dan zwaarder kunnen wegen. De mogelijkheid om bezwaar te maken blijft altijd bestaan, zie punt 7: Welke rechten heeft u?

De grenzen tussen de categorieën zijn deels vloeiend. Een ex klant of deelnemer aan een kennisbijeenkomst wordt veelal een relatie.

De eerste vier categorieën stellen wij soms op de hoogte van ontwikkelingen op kantoor, informatie die ons voor u relevant lijkt of door ons georganiseerde kennisbijeenkomsten. Als organisatie die kennis en mensen verbindt, achten wij dit verder verwerken verenigbaar met het oorspronkelijke doel. In een eventuele mailing is altijd een bezwaarmogelijkheid opgenomen tegen een volgende mailing.

 

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Uw gegevens worden tot 7 jaar bewaard na het laatste contact of zoveel langer als uit een wettelijke verplichting voortvloeit. De gegevens van sollicitanten worden tot 6 maanden bewaard na afronding van de procedure. In een enkel geval wordt een ex-sollicitant een relatie. Dat gebeurt altijd in overleg.

 

5. Met wie wisselen wij gegevens uit?

Soms delen wij klant- of relatiegegevens met een andere klant of relatie om hen met elkaar in contact te brengen. Hiervan wordt men altijd op de hoogte gebracht (bijvoorbeeld via de cc.) Dat betreft uitsluitend het delen van kennis en ervaringen binnen gelijksoortige interesse- en kennisgebieden. Er worden nooit commerciële gegevens uitgewisseld.

MLCF maakt gebruik van de cloud-based software van Microsoft, Simplicate en monday.com voor het verwerken van alle bovengenoemde gegevens. Zij treden daarmee op als onze verwerkers.

Voor het overige verstrekt MLCF uitsluitend gegevens aan derden met uw voorafgaande toestemming, als wij daartoe verplicht zijn op grond van wet- en regelgeving, als wij daartoe genoodzaakt zijn als gevolg van een rechtszaak en/of als wij dat absoluut noodzakelijk achten ter bescherming van onze eigen belangen.

 

6. Websitebezoek

Onze website gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies. Deze cookies kunnen niet gebruikt worden om bezoekers te identificeren. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

 

7. Welke rechten heeft u?

Wilt u niet (meer) dat uw gegevens door MLCF worden verwerkt, dan kunt u daartegen bezwaar maken. Dat bezwaar wordt gehonoreerd tenzij de gegevens nodig zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen indien die niet correct of onrechtmatig zouden worden verwerkt. U kunt een dergelijk verzoek richten aan contact@mlcf.eu.  

In voorkomende gevallen kunnen wij u bij een dergelijk verzoek vragen om uw identiteit te bevestigen. Binnen vier weken zal op uw verzoek worden gereageerd.

 

8. Welke maatregelen treffen wij ter bescherming?

MLCF heeft passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan, binnen het kantoor en via onze verwerker(s). Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan zo spoedig mogelijk contact met ons op door te bellen of mailen via de u bekende contactgegevens en anders via contact@mlcf.eu.

 

9. Klachten

Heeft u een klacht, neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op. U kunt uw klacht ook richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens.